Ansprache automatisieren im M&A-Kontext

Die Outreach-Automation vereinfacht die Kontaktaufnahme mit potenziellen Unternehmen erheblich. Mithilfe der Generierung und des Versands von Briefen, Serienbriefen oder E-Mails lassen sich bestimmte Zielgruppen mit einem reduzierten Arbeitsaufwand ansprechen. Hierfür bietet ProxDeal flexible Anpassungsmöglichkeiten, die sowohl eine vollständige Automatisierung als auch individuelle Gestaltung ermöglichen und im Folgenden näher erläutert werden.

Einstieg

Die Outreach-Automation kann entweder über die Longlist-Übersicht gestartet werden, indem eine bereits gelieferte Longlist ausgewählt und geöffnet wird. Ansonsten kann diese direkt über das Dashboard oder die „Outreach“- Funktion in der linken Leiste angefangen werden.

Diese Longlist kann mit dem „Longlist auswählen“-Feld geändert werden, da hier aus allen anderen generierten Longlists ausgewählt werden kann.

Die Umwandlung einer Longlist in eine Shortlist, ist durch das Aus- und Abwählen bestimmter Unternehmen in der Longlist-Übersicht gewährleistet und kann vor dem Outreach festgelegt werden.

Diese Shortlist kann nun als „Selektion“-Option genutzt werden, um für die bestimmte Auswahl den Outreach zu beginnen. Alternativ besteht die Möglichkeit, Serienbriefe oder E-Mails für alle in der Longlist enthaltenen Leads zu generieren.

Erstellung eines Serienbriefs oder einer Serienmail

In der Art des Outreach kann man sich entweder für ein Brief- oder für ein Mailformat entscheiden. Der wesentliche Unterschied liegt hierbei in der Darstellung der Daten in der Kopf- und Fußzeile und den Download-Möglichkeiten, wie später zu sehen sein wird.

Unabhängig von der gewählten Methode können im nächsten Schritt bestimmte Designpräferenzen gewählt, und gewisse Angaben gemacht werden, um die Vorlage auszufüllen. Je nachdem, ob man sich für einen Brief oder eine E-Mail entscheidet, unterscheiden sich die Darstellungen der ausgefüllten Daten und die Platzierungen der Elemente.

Anpassungsmöglichkeiten des Brief-Formats

Die Anpassungsmöglichkeiten des Brief-Formats beginnen mit der Auswahl der Schriftart, wobei zwischen Times New Roman und Helvetica gewählt werden kann.

Direkt danach besteht die Option, einen kurzen Freitext von bis zu vier Zeilen unter dem Logo im oberen rechten Bereich des Briefkopfes zu platzieren, um beispielsweise Standorte, die Website oder zusätzliche Kontaktdaten hervorzuheben.

Anschließend werden die offiziellen Unternehmensdaten eingetragen, darunter Registergericht, Handelsregisternummer und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.

Als Nächstes ist es besonders wichtig, die vollständigen Adress- und Kontaktdaten anzugeben. Alle mit einem Stern markierten Felder müssen ausgefüllt werden, um fehlende Angaben oder unvollständige Inhalte zu vermeiden. Die eingetragenen Adressinformationen erscheinen sowohl im Briefkopf als auch in der optional aktivierbaren Fußzeile, während die Kontaktdaten zusätzlich für die automatische Signatur in der Verabschiedung genutzt werden.

Danach kann das Unternehmenslogo als PNG-Datei hochgeladen und im Briefkopf oben rechts eingebunden werden.

Für den Betreff lässt sich entweder eine eigene Formulierung eingeben oder eine automatisch generierte, KI-basierte Variante einsetzen.

Für das Anschreiben stehen drei Varianten zur Verfügung: komplett KI-generiert, nur die Einleitung selbst geschrieben oder der gesamte Text vollständig manuell erstellt. Dabei ist zu beachten, dass automatisch generierte Texte variieren können, während selbst verfasste Inhalte einheitlich bleiben. Individuelle Textinhalte für das Anschreiben werden direkt in die vorgesehenen Felder eingetragen und mit Enter oder „Strg + Enter“ übernommen. Unabhängig von der gewählten Textform werden Anrede und Grußformel automatisch eingefügt.

Wer eine persönliche Note hinzufügen möchte, kann sich zudem entscheiden, die handschriftliche Unterschrift auf jeden Ausdruck zu setzen. Ansonsten kann diese durch eine digitale Unterschrift als PNG-Datei ersetzt werden. Die Fußzeile lässt sich optional aktivieren und zeigt dann die zuvor eingetragenen Kontaktdaten sowie einen Hinweis zum Datenschutz gemäß DSGVO Art. 6 (berechtigtes Interesse) an. Zusätzlich können seitliche Loch- und Falzmarkierungen, die beim ordnungsgemäßen Drucken unterstützen, nach Bedarf ein- oder ausgeblendet werden.

Anpassungsmöglichkeiten des E-Mail-Formats

Bei der E-Mail-Version besteht die Möglichkeit, den unteren Part mit der automatisch generierten Signatur (inklusive Fußzeile) gänzlich wegzulassen. Lediglich wenn diese Signatur automatisch generiert wird, kann in diese das Unternehmenslogo optional eingebunden werden. Ansonsten kann der gesamte Signatur-Teil der E-Mail manuell erstellt und individuell eingefügt werden.

Vorteile

Die erhebliche Zeitersparnis, die durch Automatisierung erzielt werden kann, gilt als einer der größten Vorteile. Denn mit dem Outreach-Tool ist es für Unternehmen möglich, eine große Zahl potenzieller Kunden schnell zu erreichen, ohne dabei auf hohe Qualitätsstandards bei der Ansprache verzichten zu müssen.

Ein weiterer Vorteil besteht in der Möglichkeit, gezielt gewollte Kunden anzusprechen, da durch die Vorselektion einer Shortlist die Kontaktaufnahme mit bestimmten Zielgruppen anvisiert werden kann. Zudem gibt es immer ein gewisses Maß an Flexibilität, denn auch wenn die Erstellung der Anschreiben automatisiert erfolgt, können diese stets individuell angepasst werden, um besonderen Bedürfnissen oder spezifischen Anforderungen gerecht zu werden.

Nicht zuletzt wird sichergestellt, dass Unternehmenslogos, Unterschriften und andere wesentliche Elemente strukturiert integriert werden können, sodass E-Mails oder Briefe eine persönliche Note aufweisen können. Ob automatisch, individuell angepasst oder eine Kombination aus beidem – mit ProxDeal ist ein kontrollierter Outreach möglich, ohne auf Flexibilität und Individualisierung verzichten zu müssen.

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